erst einmal ein herzliches Danke an die Mitarbeiter von Büro-Kaizen: Im September 2019 habe ich mein Büro auf digital umgestellt und das meiste läuft viel besser als auf Papier. Nicht zuletzt wegen der wirklich guten Anregungen, die ich auf den Büro-Kaizen-Seiten und hier im Forum erhalten habe.
Ein großer Vorteil der digitalen Welt: Es geht nichts verloren. Meine Notizen in Onenote finde ich in der Regel in wenigen Sekunden. E-Mails und Kalender laufen auch sehr gut.
Bei den Aufgaben hat sich allerdings langsam eine Bugwelle aufgebaut. Derzeit habe ich 53 aktive Aufgaben. Bei manchen sind bereits Teilaufgaben integriert. Einige davon schiebe ich von einem Tag auf den nächsten.
Da sehe ich mehrere Gründe und Potential zur Verbesserung:
Ich kann die Zeiten der Aufgaben nicht elektronisch summieren. In meinem Tempus Zeitplanbuch habe ich das schnell zu Fuß gemacht, wenn die tägliche Liste zu voll geworden ist. Hat da vielleicht jemand eine Idee?
Eine Beschleunigung der Planung wäre möglich, wenn ich im Kalender nur ein paar Tage anzeigen könnte. Z.B. von Freitag bis Dienstag. Dann kann ich die Aufgaben besser überblicken und sortieren. Gibt es da eine Möglichkeit? Ich verwende Outlook 2016.
Noch eine Frage zur Übersicht im Kalender: Für die Ganztagstermine - die ich übrigens kaum habe - wird ein Platz reserviert, der bei meinem Layout etwa 90 Minuten entspricht. Kann ich diesen Platz irgendwie verkleinern oder ganz eliminieren?
Durch 5 Tage Home-Office wegen der Corona-Krise statt vorher 1-2 Tage pro Woche sind einige neue Aufgaben dazu gekommen. Das Home-Office läuft bei mir, die Umstellung auf 100% kostet aber Zeit und einige Vorgänge sind jetzt nicht übersichtlich.
Im Übrigen verschaffe ich mir in den nächsten Tagen neu den Überblick mit Hilfe von Mindmaps.
Ich bin für jeden Hinweis dankbar!
Herzliche Grüße aus dem Home-Office im bayerischen Oberland. Bleiben Sie gesund! Wilfrid Pascher
Dieses Thema wurde geändert 5 Jahren zuvor von Wilfrid Pascher
Zu Ihrer Frage 2: Im Kalender kann man die angezeigten Aufgaben nach den verschiedensten Kriterien filtern. Dazu gehen Sie ins Menü "Ansicht", dort das zweite Symbol links "Ansichtseinstellungen" und dann "Filtern". Unter dem Reiter "Erweitert" können Sie dann die Felder aussuchen, nach denen Sie filtern wollen. In meinem Beispiel unten (ich hoffe man kann den Screenshot lesen) habe ich folgende Kriterien gewählt (zeilenweise):
Aufgaben, die nicht erledigt sind
Heute oder vor heute fällig
Für die ich zuständig bin
und weiters noch in den nächsten 7 Tagen fällig
Ich möchte also die Aufgaben sehen, die in den nächsten 7 Tagen fällig sind, gleichzeitig zeige ich aber auch alle nicht erledigten Aufgaben der bereits vergangenen Tage an, damit mir nichts durch den Rost fällt - die Aufgaben der vergangenen Tage terminiere ich dann neu, sodass im Idealfall keine Aufgaben bereits vergangener Tage angezeigt werden. Zusätzlich habe ich über "Bedingte Formatierung" alle Aufgaben, der vergangenen Tage rot markiert, damit ich weiß, dass diesen Fristen zugewiesen werden müssen. Falls es für Sie übersichtlicher ist (für mich ist es das, aber das ist natürlich Geschmackssache): Ich habe heute fällige Aufgaben fett markiert und morgen fällige Aufgaben grün und kursiv markiert (ebenfalls über "Bedingte Formatierung").
vielen Dank für Ihre Nachricht im Forum! Ich freue mich, dass Ihre Umstellung auf die digitale Arbeitsweise so erfolgreich ist.
Zu Ihren Fragen:
Zu 1:
Sie können die Zeiten nicht automatisch summieren, aber wie ich es verstehe ist Ihnen wichtig auch den zeitlichen Aufwand einer Aufgabe im Kalender zu berücksichtigen, um die "großen" Aufgaben auch erledigen zu können.
Dazu ein Tipp: Sie können wenn Sie die Aufgaben unter dem Kalender anzeigen die Aufgabe mit der rechten Maustaste nach oben in den Kalender ziehen und loslassen. So legen Sie einen Termin mit allen Infos der Aufgabe an in der Zeit, in der Sie die Aufgabe erledigen möchten. Hier wird nur eine Kopie Ihres Termins angelegt - es geht also nichts verloren.
Siehe Bild:
Dabei komme ich auch gleich zu Ihrer 2. Frage:
Sie können die Ansicht anpassen, indem Sie oben links im kleinen Übersicthskalender zum Beispiel nur die Tage von Freitag bis Dienstag markieren wie von Ihnen oben beschrieben.
Siehe Bild:
Zur 3. Frage:
Ich bin nicht sicher ob ich es richtig verstehe. Die Ganztagestermine werden immer oben angezeigt. Die Dauer der Anzeige passt sich bei den unterschiedlichen Ansichten automatisch an.
Zur 4. Frage:
Klasse, das freut mich sehr. Es ist für seht viele eine herausfordernde Situation und ich wünsche allen viel Erfolg! Zur Info: Laden Sie sich gerne auch unser brandneues und thematisch passendes eBook kostenlos herunter: So geht Homeoffice heute! Erfolgreiche (Team)Arbeit von zuhause. Hier gehts zum eBook...
Ich hoffe die Tipps haben Ihnen geholfen. Wenn es weitere Fragen gibt gerne jederzeit im Forum stellen.
Ich bin nicht sicher ob ich es richtig verstehe. Die Ganztagestermine werden immer oben angezeigt. Die Dauer der Anzeige passt sich bei den unterschiedlichen Ansichten automatisch an.
Leider ist das bei mir nicht so. Für diese Woche sehe ich gähnende Leere:
Tut mir leid, den Screenshot bekomme ich jetzt nicht größer. Aber ich glaube, es ist zu erkennen, das viel Platz verschenkt worden ist. Am Laptop ist das bitter. 😒 Ich wünsche mir sehr, dass ich den leeren Kasten wegbekommen kann.
👍 Ihr e-Book "So geht Homeoffice heute" habe ich mir gleich heruntergeladen und habe begonnen, es durchzuarbeiten, vor allem "4. Dezentrale Zusammenarbeit im Team". Vielen Dank für dieses nützliche e-Book!
Nochmals ein herzliches Danke für alle nützlichen Tipps!
Wer lesen kann ist klar im Vorteil 🙄 : Ich habe mich bei meiner Antwort zu Frage 2 auf die Aufgaben bezogen - gefragt war ja der Kalender - sorry für die Confusion ...
Wer lesen kann ist klar im Vorteil 🙄 : Ich habe mich bei meiner Antwort zu Frage 2 auf die Aufgaben bezogen - gefragt war ja der Kalender - sorry für die Confusion ...
Herr Pascher zu Ihrem Thema mit den Ganztagesterminen:
Leider ist das bei mir nicht so. Für diese Woche sehe ich gähnende Leere:
Bitte entschuldigen Sie die unklare Antwort. Um die Ganztagestermine anzulegen können Sie ja direkt beim anlagen den Haken bei "ganztägig" setze. Dann wird der Termi bei mir oben angezeigt - allerdings nur in der Wochenansicht. Sie haben die Monatsansicht, wie ich es erkennen kann. In der Monatsansicht geht es meines Wissens nicht.
Wenn Sie in der Wochenansicht sind können Sie auch oben direkt in die Leiste klicken und losschreiben, um einen Ganztagestermin anzulegen.
Siehe Abbildung:
Aber bitte Achtung: Der Status eines Ganztagestermins ist immer auf "frei". Andere Kollegen könnten dann evtl. Ihren Kalender einsehen und denken Sie haben Zeit für ein Meeting.
Deshalb können Sie auch Termine mit Start und Enddatum eintragen ohne den Haken bei "ganztägig" zu setzen.
Die Ganztagestermine werden immer oben angezeigt. Die Dauer der Anzeige passt sich bei den unterschiedlichen Ansichten automatisch an.
Leider ist das bei mir nicht so. Für diese Woche sehe ich gähnende Leere:
Tut mir leid, den Screenshot bekomme ich jetzt nicht größer.
Lieber Herr Kurz,
vielen Dank für Ihren Beitrag zum Ganztagestermin.
Das habe ich noch nicht klar ausgedrückt: Ich habe (fast) keine Ganztagestermine. Und ich will in der (Arbeits-)Wochenansicht den Platz dafür einsparen. Im Screenshot ist der obere Teil der Arbeitswochenansicht mit dem leeren Bereich für die Ganztagestermine dargestellt. Die Arbeitswochenansicht benutze ich am häufigsten.
Meine Frage ist also: Wie kann ich die Arbeitswochenansicht so einstellen, dass Ganztagestermine NICHT dargestellt werden? Oder wenigstens platzsparend dargestellt werden!
bitte entschuldigen Sie die späte Antwort. Gerade habe ich gesehen, dass uns Ihre Antwort versehentlich durchgerutscht sein muss.
Die Arbeitswochenansicht lässt sich leider nicht so einstellen, dass Ganztagestermine platzsparend angezeigt werden. Auch lässt sich der Bereich dafür nicht ausblenden.
Auch wenn die Antwort nicht positiv ausfällt, hoffe ich, dass es Ihnen weiterhilft.
28/03/2020 10:14 pm
28/03/2020 10:37 pm
01/04/2020 12:36 am
01/07/2020 1:51 pm
