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16/05/2019 1:00 pm
Die Ideen finde ich alle super, aber was ist mit den kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben?
Da gibt es - wenn überhaupt - eine Faktura, die nicht für den digitalen Austausch geeignet ist, da gibt es zu 50 % Papierrechnungen - wenn man Glück hat. Da muss man Email-Anfragen, Telefonbestellungen und Reklamationen, den Kunden vor Ort und die Werkstattarbeit in eine Faktura einpflegen, die eben nur beschränkt Office-kompatibel ist und darüber hinaus hat man mehrheitlich nicht computeraffine Mitarbeiter, die froh sind, wenn sie alles mit einem Kuli aus der Hosentasche auf den nächstgelegenen Schmierzettel schreiben dürfen.
Mir fehlt hier in den wirklich wundervollen Angeboten an Filmen die Hilfen und die Umsetzbarkeit für stationäre, nicht bürolastige Unternehmen.
Wolfgang Essers gefällt das
20/05/2019 3:31 pm
Hallo Frau Räder,
vielen Dank für Ihren interessanten Beitrag!
Ich gebe Ihnen vollkommen Recht, dass die fehlende Affinität zum digitalen Arbeiten bei Mitarbeitern das höchste Hindernis in der Umsetzung der Themen ist. Daher möchte ich Ihnen gleich anfangs die Möglichkeit bieten, Ihren Zugang zur Büro-Kaizen Akademie gerne auch an Mitarbeiter weiterzugeben.
Dies kann eine Hilfe sein, auch die Fitness der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Themen zu erhöhen. Zudem bieten wir auch Seminare und Inhouse-Coachings zu unseren Themen an. Dort kommen wir zu Ihnen in das Unternehmen und schulen Ihre MA. Die Umsetzung steht dort an erster Stelle. Bei Interesse können Sie sich jederzeit hier darüber informieren und uns kontaktieren.
Noch ein Tipp: Ein guter Anfang, um das Papierchaos im Unternehmen zu reduzieren ist vor allem der Kurs "Effizienter Arbeitsplatz". Das sind 7 einfache Schritte, durch die enorm schnell kleine Erfolgserlebnisse entstehen.
Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen. Bei weiteren Fragen einfach melden.
Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
23/05/2019 7:31 am
Frau Räder spricht ein für Handwerksbetriebe höchst wichtiges Thema an.
Vielleicht sollte man dazu erklären, dass auch wir hervorragende Handwerker haben,
welche aber teilweise des Lesen und Schreibens nur bedingt mächtig sind. (Da hilft eben auch keine Weiterbildung).
Wir behelfen uns oft mit selbst erstellten Vordrucken, welche den Mitarbeitern den Nachweis ihrer Arbeit
und Arbeitsstunden erleichtern.
Leider entsteht dabei die bekannte Papierflut mit dem zusätzlichen Hindernis, dass Einscannen neben der zusätzlichen Arbeit oft auch nicht ganz einfach ist weil die Formulare oft geknittert sind oder tatsächlich einmal irgend ein Schmierpapier benutzt wurde. (Baustellenatmosphäre - nicht Büro oder stationäre Werkstatt)
Georgia Räder gefällt das
23/05/2019 9:25 am
Gerade die Schnittstelle zwischen Papier und digitaler Ablage (Werkststatt / handschriftliche Arbeitskarten & digitaler Rechnungserstellung ist nicht nur zeitaufwendig und standardisiert nicht zu lösen, sondern braucht auch für die finanzamts/ steuerrechtliche Ablage einen riesiges Archiv. Wir haben allein 25 Altenordner im Jahr dieser handschriftlicher Belege - bei einem kleinen Unternehmen mit 45 Werkstattmitarbeitern und 3 Mitarbeitern immkfm (digitalisierten Bereich
23/05/2019 10:33 am
Antwort Teil zwei
die große Anzahl der handschriftlichen Belege lässt sich nicht einscannen ( außer 1 Mitarbeiter macht nichts anderes) und so braucht man für Ablagen sehr kreative Lösungen
23/05/2019 4:46 pm
Leider entsteht dabei die bekannte Papierflut mit dem zusätzlichen Hindernis, dass Einscannen neben der zusätzlichen Arbeit oft auch nicht ganz einfach ist weil die Formulare oft geknittert sind oder tatsächlich einmal irgend ein Schmierpapier benutzt wurde. (Baustellenatmosphäre - nicht Büro oder stationäre Werkstatt)
Ich weiß von zwei unserer Kunden die als Handwerker auch mit der Frage konfrontiert sind.
- Scanner an passender Stellen in Prozess einbinden: Ein Kunde hat einen Scanner in der Werkstatt aufgestellt. Die Techniker erfassen die Aufträge, Notizen usw. auf Papier-Formularen. Danach scannen Sie die Formulare selber ein (nur 1-Knopfruck). Die gescannten Dokumente kommen dann automatisch als E-Mail mit PDF-Anhang in der Verwaltung an und werden dort weiterverarbeitet.
- Digitalisierung über Smartphone oder Tablet vor Ort (Fotofunktion): Ein anderer Kunde hat auch Techniker die im Außendienst auf Baustellen unterwegs sind. Er hat sie mit iPads ausgestattet. Der Innendienst speichert täglich auf OneDrive die Dokumente ab, die benötigt werden (Pläne, Zeichnungen, Auftrag,..). Der Außendienst kann nun alles auf dem iPad anzeigen. Wenn er Fotos machen muss dann speichert er diese auch direkt auf dem iPad ab. Bedienung ist recht simpel und klappt meines Wissens gut. Am nächsten Morgen werden die Dateien dann vom Innendienst getauscht für die neuen Aufträge des Tages. Die erstellten Fotos werden auf dem internen Laufwerk beim entsprechenden Kunden gespeichert.
Das ist sicher nicht ganz vergleichbar mit Ihrer Situation. Vielleicht kann man trotzdem eine Idee rausziehen.
Herzliche Grüße
Marcel Miller
23/05/2019 4:54 pm
Gerade die Schnittstelle zwischen Papier und digitaler Ablage (Werkststatt / handschriftliche Arbeitskarten & digitaler Rechnungserstellung ist nicht nur zeitaufwendig und standardisiert nicht zu lösen, sondern braucht auch für die finanzamts/ steuerrechtliche Ablage einen riesiges Archiv. Wir haben allein 25 Altenordner im Jahr dieser handschriftlicher Belege - bei einem kleinen Unternehmen mit 45 Werkstattmitarbeitern und 3 Mitarbeitern immkfm (digitalisierten Bereich
die große Anzahl der handschriftlichen Belege lässt sich nicht einscannen ( außer 1 Mitarbeiter macht nichts anderes) und so braucht man für Ablagen sehr kreative Lösungen
Ein Gedanke den ich dazu habe:
Nicht immer ist eine Digitalisierung notwendig. Wenn es "nur" um ein Archiv fürs Finanzamt geht kann das doch alles gerne in Papierform abgelegt werden. Da muss man ja von unterwegs nicht mit dem Smartphone zugreifen. Das hört sich so an wie wenn eine Ablage in Papier sinnvoll und effizient ist.
Ein Papierarchiv kann auch gerne aus vielen Ordnern bestehen. Wichtig ist nur, dass die Struktur passt und man die Dinge ohne größere Suchzeiten wiederfindet.
Herzliche Grüße
Marcel Miller
11/04/2020 4:09 pm
wir sind ein Handwerksbetrieb der es sehr weit geschafft hat mit dem papierlosen Büro. Wir sind bis zu 90% Papierlos und das war auch ein sehr harten, steiniger Weg. Meine Mitarbeiter sind mittlerweile begeistert und nutzen das gerne auch. Vielleicht besteht die Möglichkeit darüber sich einmal auszutauschen.
Liebe Grüße
Sven Rudy
Liebe Grüße Sven Rudy
Marcel Miller gefällt das
24/09/2020 12:59 pm
Wir sind auch ein Handwerksbetrieb, der digital schon ziemlich weit ist.
Schreinerei mit insgesamt 11 Mitarbeitern, 6 im Büro, 5 in Werkstatt und Montage.
Jede/r hat ein Smartphone und eine eigene mailadresse incl. Office 365 account.
Die Zeitplanung bzw. Einteilung der Aufträge erfolgt per outlook-Kalender, Kommunikation großteils per handy incl. Baustellenbilder und telefonischer Besprechung.
Die Auftragsverwaltung (Kalkulation, Zeiterfassung, Kundenausdrucke, Buchung Projektkosten etc.) erfolgt über ein Branchenprogramm mit dahinterstehender SQL-Datenbank
Auf Auftragsunterlagen sollten alle Zugriff haben, da behelfen wir uns gerade mit Owncloud
Unser Branchenprogramm ist nicht wirklich abbildbar in MS-Teams, da stehen wir gerade vor der Herausforderung, WIE wir unsere Abläufe dorthin transformieren.
Gerne würde ich mich mit anderen Betrieben unserer Größenordnung dazu austauschen.
Viele Grüße aus Stuttgart
Monika Kurfeß
ZWINZ - Raum und Möbel
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16/05/2019 1:00 pm
Die Ideen finde ich alle super, aber was ist mit den kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben?
Da gibt es - wenn überhaupt - eine Faktura, die nicht für den digitalen Austausch geeignet ist, da gibt es zu 50 % Papierrechnungen - wenn man Glück hat. Da muss man Email-Anfragen, Telefonbestellungen und Reklamationen, den Kunden vor Ort und die Werkstattarbeit in eine Faktura einpflegen, die eben nur beschränkt Office-kompatibel ist und darüber hinaus hat man mehrheitlich nicht computeraffine Mitarbeiter, die froh sind, wenn sie alles mit einem Kuli aus der Hosentasche auf den nächstgelegenen Schmierzettel schreiben dürfen.
Mir fehlt hier in den wirklich wundervollen Angeboten an Filmen die Hilfen und die Umsetzbarkeit für stationäre, nicht bürolastige Unternehmen.
Wolfgang Essers gefällt das
20/05/2019 3:31 pm
Hallo Frau Räder,
vielen Dank für Ihren interessanten Beitrag!
Ich gebe Ihnen vollkommen Recht, dass die fehlende Affinität zum digitalen Arbeiten bei Mitarbeitern das höchste Hindernis in der Umsetzung der Themen ist. Daher möchte ich Ihnen gleich anfangs die Möglichkeit bieten, Ihren Zugang zur Büro-Kaizen Akademie gerne auch an Mitarbeiter weiterzugeben.
Dies kann eine Hilfe sein, auch die Fitness der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Themen zu erhöhen. Zudem bieten wir auch Seminare und Inhouse-Coachings zu unseren Themen an. Dort kommen wir zu Ihnen in das Unternehmen und schulen Ihre MA. Die Umsetzung steht dort an erster Stelle. Bei Interesse können Sie sich jederzeit hier darüber informieren und uns kontaktieren.
Noch ein Tipp: Ein guter Anfang, um das Papierchaos im Unternehmen zu reduzieren ist vor allem der Kurs "Effizienter Arbeitsplatz". Das sind 7 einfache Schritte, durch die enorm schnell kleine Erfolgserlebnisse entstehen.
Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen. Bei weiteren Fragen einfach melden.
Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
23/05/2019 7:31 am
Frau Räder spricht ein für Handwerksbetriebe höchst wichtiges Thema an.
Vielleicht sollte man dazu erklären, dass auch wir hervorragende Handwerker haben,
welche aber teilweise des Lesen und Schreibens nur bedingt mächtig sind. (Da hilft eben auch keine Weiterbildung).
Wir behelfen uns oft mit selbst erstellten Vordrucken, welche den Mitarbeitern den Nachweis ihrer Arbeit
und Arbeitsstunden erleichtern.
Leider entsteht dabei die bekannte Papierflut mit dem zusätzlichen Hindernis, dass Einscannen neben der zusätzlichen Arbeit oft auch nicht ganz einfach ist weil die Formulare oft geknittert sind oder tatsächlich einmal irgend ein Schmierpapier benutzt wurde. (Baustellenatmosphäre - nicht Büro oder stationäre Werkstatt)
Georgia Räder gefällt das
23/05/2019 9:25 am
Gerade die Schnittstelle zwischen Papier und digitaler Ablage (Werkststatt / handschriftliche Arbeitskarten & digitaler Rechnungserstellung ist nicht nur zeitaufwendig und standardisiert nicht zu lösen, sondern braucht auch für die finanzamts/ steuerrechtliche Ablage einen riesiges Archiv. Wir haben allein 25 Altenordner im Jahr dieser handschriftlicher Belege - bei einem kleinen Unternehmen mit 45 Werkstattmitarbeitern und 3 Mitarbeitern immkfm (digitalisierten Bereich
23/05/2019 10:33 am
Antwort Teil zwei
die große Anzahl der handschriftlichen Belege lässt sich nicht einscannen ( außer 1 Mitarbeiter macht nichts anderes) und so braucht man für Ablagen sehr kreative Lösungen
23/05/2019 4:46 pm
Leider entsteht dabei die bekannte Papierflut mit dem zusätzlichen Hindernis, dass Einscannen neben der zusätzlichen Arbeit oft auch nicht ganz einfach ist weil die Formulare oft geknittert sind oder tatsächlich einmal irgend ein Schmierpapier benutzt wurde. (Baustellenatmosphäre - nicht Büro oder stationäre Werkstatt)
Ich weiß von zwei unserer Kunden die als Handwerker auch mit der Frage konfrontiert sind.
- Scanner an passender Stellen in Prozess einbinden: Ein Kunde hat einen Scanner in der Werkstatt aufgestellt. Die Techniker erfassen die Aufträge, Notizen usw. auf Papier-Formularen. Danach scannen Sie die Formulare selber ein (nur 1-Knopfruck). Die gescannten Dokumente kommen dann automatisch als E-Mail mit PDF-Anhang in der Verwaltung an und werden dort weiterverarbeitet.
- Digitalisierung über Smartphone oder Tablet vor Ort (Fotofunktion): Ein anderer Kunde hat auch Techniker die im Außendienst auf Baustellen unterwegs sind. Er hat sie mit iPads ausgestattet. Der Innendienst speichert täglich auf OneDrive die Dokumente ab, die benötigt werden (Pläne, Zeichnungen, Auftrag,..). Der Außendienst kann nun alles auf dem iPad anzeigen. Wenn er Fotos machen muss dann speichert er diese auch direkt auf dem iPad ab. Bedienung ist recht simpel und klappt meines Wissens gut. Am nächsten Morgen werden die Dateien dann vom Innendienst getauscht für die neuen Aufträge des Tages. Die erstellten Fotos werden auf dem internen Laufwerk beim entsprechenden Kunden gespeichert.
Das ist sicher nicht ganz vergleichbar mit Ihrer Situation. Vielleicht kann man trotzdem eine Idee rausziehen.
Herzliche Grüße
Marcel Miller
23/05/2019 4:54 pm
Gerade die Schnittstelle zwischen Papier und digitaler Ablage (Werkststatt / handschriftliche Arbeitskarten & digitaler Rechnungserstellung ist nicht nur zeitaufwendig und standardisiert nicht zu lösen, sondern braucht auch für die finanzamts/ steuerrechtliche Ablage einen riesiges Archiv. Wir haben allein 25 Altenordner im Jahr dieser handschriftlicher Belege - bei einem kleinen Unternehmen mit 45 Werkstattmitarbeitern und 3 Mitarbeitern immkfm (digitalisierten Bereich
die große Anzahl der handschriftlichen Belege lässt sich nicht einscannen ( außer 1 Mitarbeiter macht nichts anderes) und so braucht man für Ablagen sehr kreative Lösungen
Ein Gedanke den ich dazu habe:
Nicht immer ist eine Digitalisierung notwendig. Wenn es "nur" um ein Archiv fürs Finanzamt geht kann das doch alles gerne in Papierform abgelegt werden. Da muss man ja von unterwegs nicht mit dem Smartphone zugreifen. Das hört sich so an wie wenn eine Ablage in Papier sinnvoll und effizient ist.
Ein Papierarchiv kann auch gerne aus vielen Ordnern bestehen. Wichtig ist nur, dass die Struktur passt und man die Dinge ohne größere Suchzeiten wiederfindet.
Herzliche Grüße
Marcel Miller
11/04/2020 4:09 pm
wir sind ein Handwerksbetrieb der es sehr weit geschafft hat mit dem papierlosen Büro. Wir sind bis zu 90% Papierlos und das war auch ein sehr harten, steiniger Weg. Meine Mitarbeiter sind mittlerweile begeistert und nutzen das gerne auch. Vielleicht besteht die Möglichkeit darüber sich einmal auszutauschen.
Liebe Grüße
Sven Rudy
Liebe Grüße Sven Rudy
Marcel Miller gefällt das
24/09/2020 12:59 pm
Wir sind auch ein Handwerksbetrieb, der digital schon ziemlich weit ist.
Schreinerei mit insgesamt 11 Mitarbeitern, 6 im Büro, 5 in Werkstatt und Montage.
Jede/r hat ein Smartphone und eine eigene mailadresse incl. Office 365 account.
Die Zeitplanung bzw. Einteilung der Aufträge erfolgt per outlook-Kalender, Kommunikation großteils per handy incl. Baustellenbilder und telefonischer Besprechung.
Die Auftragsverwaltung (Kalkulation, Zeiterfassung, Kundenausdrucke, Buchung Projektkosten etc.) erfolgt über ein Branchenprogramm mit dahinterstehender SQL-Datenbank
Auf Auftragsunterlagen sollten alle Zugriff haben, da behelfen wir uns gerade mit Owncloud
Unser Branchenprogramm ist nicht wirklich abbildbar in MS-Teams, da stehen wir gerade vor der Herausforderung, WIE wir unsere Abläufe dorthin transformieren.
Gerne würde ich mich mit anderen Betrieben unserer Größenordnung dazu austauschen.
Viele Grüße aus Stuttgart
Monika Kurfeß
ZWINZ - Raum und Möbel
