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13/06/2020 9:17 pm
Hallo,
wir haben schon erste Daten in Teams/SharePoint und nun sollen alle unsere noch benötigten Dokumente von einem Abteilungslaufwerk dorthin umziehen und die im ersten Jahr in Teams/SharePoint entstandene Struktur noch einmal neu aufgesetzt werden (Kapitel 3 in "Für immer aufgeräumt, auch digital"). Ich frage mich nun, wie das am geschicktesten erfolgen kann. Unsere Haupt- und Unterpunkte haben wir ermittelt. Für die nächsten Schritte entstehen für uns unter anderem folgende Fragen:
a) Wo in Teams/SharePoint sollten wir die neue Struktur aufsetzen?
Den Dateibaum sollten wir unter Allgemein/General anlegen? Würden wir es unter Dokumente anlegen, kämen ja die Dateien aus den einzelnen Kanälen noch hinzu und das würde dann doch unübersichtlich. Also legen wir unter Allgemein/General für die neue Struktur einen Ordner "Ablage neu" an. Richtig?
b) Lässt sich das später problemlos eine Ebene nach oben ziehen?
c) Sollten wir uns darüber verständigen, ob einzelne unserer Hauptpunkte nicht besser einen eigenen Kanal in Teams bekommen?
d) Haben Sie eine Empfehlung, ob wir den Datentransfer über Teams oder SharePoint machen sollten?
e) Wir haben einen Ordner Rechnungen, die wir jahresweise sortieren. Bislang ließen sich über die Suchfunktion schnell die Rechnungen eines bestimmten Lieferanten anzeigen. Gibt es eine solche Suchfunktion für einen Ordner auch in Teams/SharePoint?
f) Empfehlen Sie im Einzelfall die Ablage über Metadaten?
Bei manchen Datensätze brauche ich mal alle Verträge mit einem bestimmten Partner, mal übergreifend alle abgeschlossenen Verträge eines bestimmten Typs, mal alle Verträge, die innerhalb eines Jahres abgeschlossen wurden. Hier könnte das Metadatensystem hilfreich sein (auch wenn ich noch nicht weiß, wie das geht). Falls ja, würde man diese dann in SharePoint als Library anlegen und in einen Teamskanal einbinden?
Es wäre toll, wenn Sie mir diese Fragen beantworten würden. Ganz herzlichen Dank vorab.
Viele Grüße
Susanne Lüdersen
19/06/2020 10:57 am
Hallo Frau Petrenz-Lüdersen,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Hier sind die Antworten und einige Tipps für Sie:
a) Ja, das ist richtig. Der Dateibaum sollte unter Allgemein/General angelegt sein. Es sollte eine zentrale Ablage geben.
b) Ja, Sie können jederzeit die Dateien zwischen den Teams/Kanälen und Ordnern verschieben.
c) Für große dauerhafte Projekte macht es Sinn, einen eigenen Kanal im Haupt-Team anzulegen. Für temporäre Projekte eignen sich extra Projektteams besser.
d) Am besten, indem Sie die SharePoint Seite im Explorer synchronisieren und das über den Explorer machen. Dann gibt es auch weniger bis keine Probleme, wenn die Internetverbindung o.ä. unterbrochen werden sollte.
In diesem Video erfahren Sie ab 05:14 Min. wie das funktioniert:
Grundsätzlich empfiehlt sich aufgrund der Datenmenge nicht alles auf einmal, sondern (Haupt-)Ordner für (Haupt-)Ordner.
e) Ja, innerhalb einer SharePoint Dokumentenbibliothek können Sie die Dokumente über die Suchfunktion finden.
f) Ja, Metadaten können hier sehr hilfreich sein. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Video ab 07:25 Min.:
Rund um Thema „SharePoint Dateiablage im Teams“ haben wir auch einen passenden Blogbeitrag:
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
Viele Grüße
Ivan Jurisic
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13/06/2020 9:17 pm
Hallo,
wir haben schon erste Daten in Teams/SharePoint und nun sollen alle unsere noch benötigten Dokumente von einem Abteilungslaufwerk dorthin umziehen und die im ersten Jahr in Teams/SharePoint entstandene Struktur noch einmal neu aufgesetzt werden (Kapitel 3 in "Für immer aufgeräumt, auch digital"). Ich frage mich nun, wie das am geschicktesten erfolgen kann. Unsere Haupt- und Unterpunkte haben wir ermittelt. Für die nächsten Schritte entstehen für uns unter anderem folgende Fragen:
a) Wo in Teams/SharePoint sollten wir die neue Struktur aufsetzen?
Den Dateibaum sollten wir unter Allgemein/General anlegen? Würden wir es unter Dokumente anlegen, kämen ja die Dateien aus den einzelnen Kanälen noch hinzu und das würde dann doch unübersichtlich. Also legen wir unter Allgemein/General für die neue Struktur einen Ordner "Ablage neu" an. Richtig?
b) Lässt sich das später problemlos eine Ebene nach oben ziehen?
c) Sollten wir uns darüber verständigen, ob einzelne unserer Hauptpunkte nicht besser einen eigenen Kanal in Teams bekommen?
d) Haben Sie eine Empfehlung, ob wir den Datentransfer über Teams oder SharePoint machen sollten?
e) Wir haben einen Ordner Rechnungen, die wir jahresweise sortieren. Bislang ließen sich über die Suchfunktion schnell die Rechnungen eines bestimmten Lieferanten anzeigen. Gibt es eine solche Suchfunktion für einen Ordner auch in Teams/SharePoint?
f) Empfehlen Sie im Einzelfall die Ablage über Metadaten?
Bei manchen Datensätze brauche ich mal alle Verträge mit einem bestimmten Partner, mal übergreifend alle abgeschlossenen Verträge eines bestimmten Typs, mal alle Verträge, die innerhalb eines Jahres abgeschlossen wurden. Hier könnte das Metadatensystem hilfreich sein (auch wenn ich noch nicht weiß, wie das geht). Falls ja, würde man diese dann in SharePoint als Library anlegen und in einen Teamskanal einbinden?
Es wäre toll, wenn Sie mir diese Fragen beantworten würden. Ganz herzlichen Dank vorab.
Viele Grüße
Susanne Lüdersen
19/06/2020 10:57 am
Hallo Frau Petrenz-Lüdersen,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Hier sind die Antworten und einige Tipps für Sie:
a) Ja, das ist richtig. Der Dateibaum sollte unter Allgemein/General angelegt sein. Es sollte eine zentrale Ablage geben.
b) Ja, Sie können jederzeit die Dateien zwischen den Teams/Kanälen und Ordnern verschieben.
c) Für große dauerhafte Projekte macht es Sinn, einen eigenen Kanal im Haupt-Team anzulegen. Für temporäre Projekte eignen sich extra Projektteams besser.
d) Am besten, indem Sie die SharePoint Seite im Explorer synchronisieren und das über den Explorer machen. Dann gibt es auch weniger bis keine Probleme, wenn die Internetverbindung o.ä. unterbrochen werden sollte.
In diesem Video erfahren Sie ab 05:14 Min. wie das funktioniert:
Grundsätzlich empfiehlt sich aufgrund der Datenmenge nicht alles auf einmal, sondern (Haupt-)Ordner für (Haupt-)Ordner.
e) Ja, innerhalb einer SharePoint Dokumentenbibliothek können Sie die Dokumente über die Suchfunktion finden.
f) Ja, Metadaten können hier sehr hilfreich sein. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Video ab 07:25 Min.:
Rund um Thema „SharePoint Dateiablage im Teams“ haben wir auch einen passenden Blogbeitrag:
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
Viele Grüße
Ivan Jurisic
